Na cestě do nebe – profesionalizace Poloviny nebe, o.p.s.
Registrační číslo projektu CZ.03.3.48/0.0/0.0/15_031/0001842
V srpnu 2018 jsme ukončili dvouletý evropský projekt NA CESTĚ DO NEBE, který směřoval k profesionalizaci společnosti a větší stabilitě týmu.
Započal v září 2016. V průběhu projektu jsme dosáhli všech vytyčených cílů.
Našimi cíli byly:
: zvýšení důvěryhodnosti Poloviny nebe vůči veřejnosti, státnímu i soukromému sektoru, (zejména diverzifikace zdrojů,
: efektivnější hospodaření a fungování,
: posílení kvality řízení organizace a zefektivnění práce s cílovou skupinou OZP v oblasti sociálního začleňování a rovných příležitostí.
Všechny aktivity projektu měly 3 části:
- Teorie – zpracování strategických dokumentů a nástrojů, do kterého se aktivně zapojí zaměstnanci.
- Dodržování strategií a aplikace poznatků ze školení v praxi – průběžné individuální školení vedení a zaměstnanců, marketingové kampaně.
- Průběžná evaluace – workshopy pro celý tým Polovinu nebe (periodicita 5 – 6 měsíců).
Tým Poloviny nebe prošel mnoha semináři a workshopy:
Klíčová aktivita 01 – Strategie
Organizaci Polovina nebe se vlivem realizace projektu podařilo profesionalizovat činnost, o čemž svědčí fakt, že se organizace stala poskytovatelem soc. služeb osobní asistence a posléze i sociální rehabilitace a v tomto procesu se zefektivnily poskytované služby. Diverzifikovala a stabilizovala příjmy prostřednictvím placených služeb a díky zařazení do krajské sítě poskytovatelů sociálních služeb se stala příjemcem státních dotací, krajských grantů včetně grantů od městských částí, které tvoří 80 procent jejich příjmů. Během dvouletého projektu Na cestě do nebe zlepšila své řízení a stabilizovala lidské zdroje. Díky osvojení nových metod práce v marketingu a PR se zlepšila v těchto činnostech. Bez projektu by se organizaci nedostalo odborného vedení ze strany expertů v uvedených oblastech, kteří se stali pro organizaci nezbytnou oporou. Cílem strategie bylo vytvoření strategického plánu na příštích 5 let. Tuto klíčovou aktivitu vedl hlavní expert s garantem projektu PhDr. Danielou Rázkovou. Již v prvním měsíci došlo k seznámení expertů s organizací, jejími silnými i slabými stránkami a plány, které si organizace Polovina nebe, o. p. s. zadala již dříve. V průběhu monitorovacího období v této klíčové aktivitě bylo pořádáno 7 workshopů pro cílovou skupinu směřujících k vypracování Strategického plánu, který vychází z potřeb organizace, tak i z individuálních rozhovorů se zaměstnanci. Byla nastavena osobní zodpovědnost jednotlivých pracovníků pro dosažení cílů. Všichni účastníci i experti na jednotlivé klíčové aktivity dostali tento Strategický plán k připomínkování. Výsledkem je plán na další 5leté období, které koresponduje se všemi potřebami společnosti nutnými pro její rozvoj a další profesionalizaci a vede k zachování služeb, které jsou v současné době poskytovány a také nastavuje nové cíle a směřování Poloviny nebe, o. p. s. Ve sledovaném období byl strategický plán průběžně aktualizován v souladu s jejím posláním, které spatřuje ve službě veřejnosti.
Klíčová aktivita 02 – Financování, fundraising
Klíčovou aktivitu vedl odborný expert na financování a fundraising za podpory a koordinace hlavního experta a pod dohledem garanta projektu. Cílem KA2 je zvýšení důvěryhodnosti Poloviny nebe, o. p. s. po finanční stránce prostřednictvím diverzifikace a stabilizace zdrojů. Proběhla aktivita Strategie finančního řízení, na kterém byl zhodnocen stávající stav finančního řízení ve společnosti. Expertem na fundraising a financování byly doporučeny další kroky k nastavení systému finančního řízení. Školení byla realizována vzdělávací firmou MAVO, která byla vybrána v poptávkovém řízení, a všichni účastníci obdrželi certifikát o absolvování školení. Zároveň u této aktivity rozšířili název aktivity o termín, který je v názvu celé KA 2, a to Financování a FR a obchodní aktivity z důvodu komplexnosti problematiky. V rámci KA 2 byl ve sledovaném období aktualizován Fundraisingový plán. Obsahem aktivit bylo seznámení s financováním a aktuální plán cash flow, vyjasnění finančních potřeb a zdrojů, které byly průběžně vyhodnocovány. cílová skupina byla seznámena s aktuálním zněním mzdových předpisů, vnitřních směrnic a legislativy v dané oblasti. Nedílnou součástí bylo sledování aktualizace rozpočtu dle aktivit organizace. Dokumenty byly vždy elektronicky připomínkovány cílovou skupinou, která se aktivně zapojila do jejich přípravy. Cílová skupina OZP připomínkovala pomocí mobilních telefonů vhodných pro ovládání hlasovými technologiemi zakoupenými také pro telemarketingovou kampaň, která probíhá v souvislosti s náborem dalších klientů a s přípravou benefičního koncertu MUZIKÁLEM BEZ BARIÉR, jehož výtěžek vstupného je poukázán ve prospěch veřejné sbírky konané Polovinou nebe, o. p. s. pro těžce postižené lidi upoutané na vozík. Podařilo se získat dvojnásobný objem finančních prostředků než v letech předchozích.Hospodářský výsledek r.2017 na rozdíl od r. 2016 skončil se ziskem. Polovina nebe naplnila většinu výstupů uvedených v projektu zejména snížení závislosti na EU fondech.
Klíčová aktivita 3 Lidské zdroje
Cílem klíčové aktivity bylo zajištění kvalitnějšího řízení, personálního zajištění a efektivnější práce s cílovou skupinou ve společnosti Polovina nebe, o. p. s. a cíle bylo dosaženo. Realizaci aktivit vedl odborný expert na lidské zdroje společně s hlavním expertem a garantem projektu. Byly zahájeny individuální pohovory zaměstnanců s odborným expertem za účasti garanta projektu. Aktivitu zajišťovali experti na řízení lidských zdrojů koordinovaná hlavní expertkou. Obsahem školení byly praktické rady v oblasti mezilidské komunikace a každý z cílové skupiny měl možnost s expertkou konzultovat vlastní silné a slabé stránky a případně konzultovat další problematiky personální oblasti, také diskuse a praktické rady s aplikací do praxe. Expert pro lidské zdroje průběžně individuálně konzultoval pracovní problematiku s cílovou skupinou v rámci zefektivnění pracovních procesů. Došlo k novému nastavení organizační struktury, čímž bylo možné dosáhnout efektivnějšího řízení organizace a práce se zaměstnanci. Výše uvedené procesy byly průběžně zaváděny do chodu organizace. Byly vytvořeny individuální plány dalšího rozvoje zaměstnanců organizace, přičemž v první fázi šlo o zpracování metodiky získávání informací s cílem poznat potřeby zaměstnanců a porovnat je s možnostmi organizace. Další fází bylo nastavit společné kroky s cílem optimalizovat pracovní podmínky zaměstnanců. Výstupem je dotazník pro zaměstnance, individuální rozvojový plán, průběžné hodnocení cílů, závěrečné vyhodnocení IP rozvoje zaměstnanců, interní hodnocení zaměstnance nadřízeným pracovníkem, průběžné hodnocení cílů, závěrečné naplnění IP rozvoje zaměstnanců, interní hodnocení zaměstnance nadřízeným pracovníkem, atd. Byl vytvořen motivační a hodnotící systém pro zaměstnance včetně zavedení nového benefitu v podobě stravenek pro zaměstnance a také dlouhodobý plán vzdělávání zaměstnanců, který podporuje systematický rozvoj. Jako motivační pro zaměstnance se osvědčily zájezdy a stáže v tuzemsku a zahraničí.
Klíčová aktivita 04 – PR a marketing
Cílem klíčové aktivity bylo prostřednictvím zkvalitnění PR a marketingu organizace zvýšit důvěryhodnost organizace díky lepší informovanosti o službách, dále komplexnější přístup k marketingu prostřednictvím školení PR a marketingu, zpracování PR a marketing. strategie a její implementace, která efektivně využije všechny nástroje (např. soc. sítě, tištěné propag. materiály i větších formátů). V poptávkovém řízení byla vybrána pro školení vzdělávací firma MAVO, jejíž nabídka nejlépe vyhovovala všem požadavkům pro dosažení cílů v projektu Na cestě do nebe. Realizaci zajišťoval externí expert z firmy MAVO ve spolupráci s expertkou na danou oblast. Obsahem školení byly praktické návody, jak dosáhnout větší efektivity při oslovování potencionálních klientů služeb při využití všech nástrojů od sociálních sítí až po propagační materiály větších formátů. Na přípravě PR a marketingového plánu a strategie se podílela elektronickými připomínkami cílová skupina Poloviny nebe, která také obdržela certifikát ze školení PR a marketingu. Polovina nebe v rámci projektu například realizovala marketingovou kampaň, ve kterém využívá multifunkční zařízení zakoupené v rámci projektu. Marketingová kampaň je organizována na podporu činnosti. Konkrétně jde například o benefiční koncert MUZIKÁLEM BEZ BARIÉR neboli Muzikálové hvězdy zpívají pro o. p. s. Polovina nebe: Duety ze slavných muzikálů zazpívali muzikálové hvězdy divadla Kalich. V prosinci 2017 se konal benefiční koncert organizace, na jehož přípravě, propagaci a realizaci se podílela cílová skupina, která využila nové nástroje obsažené ve zpracovaném dokumentu PR a marketingové strategie. Jako je sdílení události na FB nebo billboardová kampaň a reklamní nosiče v pražské hromadné dopravě, jež byly pořízeny v nízko nákladovém rozpočtu samotné výroby plakátků. Polovina nebe naplnila výše uvedeným způsobem většinu výstupů uvedených v projektu.
Klíčová aktivita 05 – Kvalita služeb/produktů
Cíle aktivity, kterou byla efektivnější práce s cíl. skupinou OZP prostřednictvím vytvoření systému zpětné vazby od klientů, zpracování standardů organizace poskytující registrované soc. služby, zpracování postupů, jak poskytovat jednotlivé služby, online systém evidující stav zakázek, bylo dosaženo. Realizaci KA 5 vedli expert na sociální služby a expert na IT a asistivní technologie. K tomuto cíli byly pořádány workshopy a individuální školení. Byly nastaveny postupy, jak lépe poskytovat sociální službu a nastaven systém zpětné vazby od klientů a její využití pro zajištění kvalitnějšího poskytování sociálních služeb Polovinou nebe, o. p. s. Workshopy vedl expert na sociální služby společně s hlavní expertem a garantem projektu. Polovina nebe měla cíl zlepšit evidování zakázek a zajistit vysokou kvality sociálních služeb klientům, vytvořit online systém pro evidování stavu zakázek, s čímž pomáhal expert na IT a asistivní technologie. Ten pomohl s poptávkovým řízením u firem, které online systémy pro sociální služby vyvíjejí. Cílem workshopů bylo zkvalitnit poskytované registrované sociální služby (osobní asistence a sociální rehabilitace) prostřednictvím zkvalitnění jednání a chování osobních asistentů, koordinátorů a sociálních pracovníků ke klientům, zefektivněním způsobu vedení dokumentace klientů a průběžné sledování kvality poskytované služby. V průběhu sledovaného období byly zadány navržené dotazníky sledující kvalitu poskytované služby a tyto byly vyhodnoceny. S výsledky dotazníkového šetření byla seznámena cílová skupina zaměstnanců. Obsahem školení byly praktické záležitosti, s nimiž se cílová skupina může dostávat do kontaktu v každodenní praxi. Prostřednictvím zvládnutí on line systému Orion došlo k zefektivnění při evidování, centralizaci dat a vykazování poskytovaných sociálních služeb. Probíhala individuální školení cílové skupiny s revizí stávající dokumentace týkající se Standardů kvality služeb realizovaných v praxi, jejich úprava a aktualizace.
Uspořádány byly workshopy :
Problematika jednání s klientem a uzavíraní smlouvy standard č. 3 a 4
Vedení dokumentace klienta
Zpětná vazba od klientů
Individuální školení – plánování v sociálních službách
Cílem workshopů bylo zkvalitnit poskytované registrované sociální služby (osobní asistence a sociální rehabilitace) prostřednictvím zkvalitnění jednání a chování osobních asistentů, koordinátorů a sociálních pracovníků ke klientům, zefektivněním způsobu vedení dokumentace klientů a průběžné sledování kvality poskytované služby.
V průběhu sledovaného období byly zadány navržené dotazníky sledující kvalitu poskytované služby a tyto byly vyhodnoceny. S výsledky dotazníkového šetření byly seznámení zaměstnanci – cílová skupina.
Proběhly školení :
Získávání zpětné vazby od klientů
Individuální školení – nouzové a havarijní situace
Vkládání intervencí – péče o klienty a výkazů do on-line systému Orion
Individuální školení – plánování v sociálních službách Individuální školení – první pomoc u klientů
Obsahem školení byly praktické záležitosti, s nimiž se cílová skupina může dostávat do kontaktu v každodenní praxi. Prostřednictvím ovládnutí on line systému Orion došlo k zefektivnění při evidování a vykazování poskytovaných sociálních služeb. IS Orion je přizpůsobován specifickým potřebám Poloviny nebe. Cílová skupina připomínkuje práci s informačním systémem elektronicky a podle potřeb se upravuje dodavatelem systému. Postupy při využívání IS jsou diskutovány v rámci porad a proběhly dvě školení ze strany dodavatele IS. V případě potřeby probíhají konzultace telefonicky. Proběhla také revize fungování systému Orion pro vykazování dat, který umožňuje centralizaci dat a napomáhá výkaznictví a eviduje stav zakázek.
Ve sledovaném období probíhala individuální školení cílové skupiny. Obsahem individuálních školení byla revize stávající dokumentace týkající se Standardů kvality služeb realizovaných v praxi, jejich úprava a aktualizace. Dokumentace se týkala sociální služby osobní asistence.
Došlo k implementaci aktuální praxe do dokumentace služby.
Z individuálních školení dále vznikly následující dílčí výstupy:
Formulář odmítnutí žadatele
Pravidla pro podávání stížností
Evidenční karta stížností
Formulář pro vedení dokumentace
Souhlas se zpracováním citlivých údajů
Katalog střetu zájmů
Anketa – zpětná vazba
Nouzové a havarijní situace – postupy
Na základě zkušeností z výuky seniorů na Praze 10 jsme připravili ve spolupráci se společností CZESHA – SERVIS, s.r.o. metodickou publikaci k výuce základů počítačové gramotnosti pro seniory v rámci služby sociální rehabilitace. Vznikly tak výukové karty „Pomáháme seniorům být on-line“, výuka počítačových dovedností pro seniory, jež je určena pro lektory a uživatele služby.